ReceptionPRO è il software di gestione visitatori per totem touch e tablet. L’ospite si registra da solo, ritira il badge stampato e il referente riceve subito un’email. Tu sai sempre chi è in sede, anche quando serve evacuare l’edificio.
Il totem registra la visita dall’arrivo all’uscita. Niente fogli da compilare, e nessuno deve restare fisso al bancone.
Al totem inserisce nome, azienda e la persona che viene a incontrare. Dalla visita successiva gli basta il codice personale.
Informativa privacy e norme di sicurezza compaiono nella lingua scelta. Senza presa visione la registrazione non si chiude.
Il referente riceve un’email. Se il motivo della visita lo prevede, approva o rifiuta l’accesso con un clic, anche dal telefono.
Il totem stampa il badge con codice a barre, che all’uscita basta scansionare. Se qualcuno dimentica il check-out, il sistema registra l’uscita all’orario che hai impostato.
Configuri tutto dal gestionale web, sede per sede. Il totem riceve le modifiche da solo, senza interventi tecnici.
Con il modulo Presenze il personale timbra entrata e uscita al totem della reception, con il proprio badge o un codice. Un solo dispositivo all’ingresso per ospiti e dipendenti.
In molte reception il registro è ancora un quaderno sul bancone. Tre norme riguardano chi lo tiene, e per ciascuna ReceptionPRO fa una parte del lavoro.
Il Testo Unico chiede al datore di lavoro di organizzare la gestione delle emergenze e l’evacuazione. Per farlo bisogna sapere chi c’è nell’edificio, ospiti e fornitori compresi.
Con ReceptionPRO
I dati dei visitatori sono dati personali: vanno raccolti solo se servono, conservati per un tempo limitato e accompagnati da un’informativa chiara (artt. 5 e 13).
Con ReceptionPRO
Gli strumenti che registrano accessi e presenze rientrano nel comma 2 dell’art. 4: non serve l’accordo sindacale previsto per i controlli a distanza. Resta l’obbligo di informare i lavoratori su come vengono usati i dati.
Con ReceptionPRO
ReceptionPRO è uno strumento di supporto: la conformità dipende anche da come lo configuri e dalle procedure della tua azienda. Per i casi specifici confrontati con il tuo RSPP e con il DPO o consulente privacy.
Le Kiosk APPs di GKT Group girano sui totem, i tablet e i monitor che stanno all’ingresso, in sala d’attesa e fuori dalle sale riunioni. Sono web app: si aprono nel browser del dispositivo e non richiedono server in azienda.
Sistema eliminacode per sportelli e sale d’attesa
Il cliente prende il numero al totem eliminacode, aspetta seduto e viene chiamato sul display della sala. Pensato per ambulatori, poliambulatori, CUP e uffici aperti al pubblico.
Prenotazione sale riunioni con tablet fuori dalla porta
Un tablet accanto a ogni sala mostra se è libera o occupata e permette di prenotarla al momento. Le prenotazioni restano allineate con Google Calendar.
Scegli tu: ti forniamo il totem pronto all’uso, oppure usi tablet, PC e TV già presenti in azienda.
Installazione all’ingresso, display touch ad alta sensibilità, connessione Wi-Fi o via cavo. In base alle tue esigenze lo abbiniamo alla stampante termica per badge e ticket e al lettore di codici a barre.
Le Kiosk APPs funzionano in qualsiasi browser moderno: tablet, PC con schermo touch, monitor e smart TV per i display di sala. Niente da installare, aggiornamenti automatici.
ReceptionPRO, EliminaCode e ClickRoom sono progettate e sviluppate da GKT Group Srl, software house di Alba (CN). ReceptionPRO è in uso dal 2025 e riceve aggiornamenti continui. I dati delle app sono ospitati su server nell’Unione Europea.
Assistenza e demo in italiano, direttamente con il team che scrive il software.
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È un programma che sostituisce il registro cartaceo della reception. Gli ospiti registrano arrivo e uscita su un totem o un tablet, l’azienda sa in ogni momento chi è presente e i dati vengono cancellati dopo il periodo che imposti. In inglese si chiama visitor management system (VMS). ReceptionPRO aggiunge la stampa del badge, la notifica al referente e la presa visione delle informative.
Nessuna norma impone un modello specifico di registro. Il D.Lgs. 81/2008 però chiede di pianificare la gestione delle emergenze e l’evacuazione, e per farlo occorre sapere chi è presente in sede, ospiti compresi. Per questo il registro degli accessi è diffuso, soprattutto nelle aziende certificate ISO 45001 o ISO/IEC 27001, che prevedono procedure di emergenza e controlli sugli accessi fisici.
No. ReceptionPRO è una web app: il totem si collega con un indirizzo dedicato alla sede, o con un codice di accesso, e resta collegato anche dopo un riavvio. Il gestionale si apre dal browser di qualsiasi PC o smartphone.
Il totem passa in modalità offline. Check-in, check-out, timbrature e stampa del badge continuano a funzionare; quando la rete torna, i dati vengono sincronizzati in automatico senza creare doppioni.
Per impostazione predefinita le visite vengono cancellate in modo definitivo dopo 90 giorni. Puoi cambiare il periodo in base alla tua politica di conservazione dei dati.
Su server che si trovano nell’Unione Europea. Sul totem restano solo codice, nome e azienda dei visitatori, mai l’email, e le visite vengono cancellate in automatico dopo il periodo che imposti.
Sì. Chi raccoglie i dati dei visitatori deve fornire l’informativa prevista dall’art. 13 del GDPR nel momento in cui li raccoglie. In ReceptionPRO carichi la tua informativa, anche in più lingue, e il totem chiede la presa visione prima di chiudere il check-in.
Sì. L’interfaccia si adatta allo schermo in verticale e in orizzontale. La stampante non è obbligatoria: puoi usare badge prestampati che il visitatore scansiona al check-in.
Totem e gestionale sono tradotti in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco, portoghese, russo, cinese e arabo. Presentazione aziendale, mappa e informative si possono caricare in ciascuna lingua.
Sì, con il modulo Presenze. I dipendenti timbrano dal totem con badge o codice; dal gestionale stampi il foglio presenze, esporti in Excel e passi i dati al software paghe tramite API o file a tracciato fisso.
È un sistema che assegna un numero progressivo a chi arriva e lo chiama su un monitor quando arriva il suo turno, così le persone attendono sedute e senza discussioni sull’ordine. Di solito comprende un totem eliminacode per prendere il numero, un display per le chiamate e una postazione per l’operatore. EliminaCode è pensato per ambulatori, CUP, sportelli e uffici aperti al pubblico, e gestisce anche i numeri prioritari per gli utenti fragili.
Mostra a colpo d’occhio se la sala è libera o occupata, chi ha organizzato la riunione in corso e gli impegni successivi. Con ClickRoom dal tablet si prenota la sala al momento, da 15 a 60 minuti, oppure si cerca un’altra sala libera. Questi sistemi si chiamano anche room booking o display per sale riunioni.
ClickRoom si sincronizza in entrambe le direzioni con Google Calendar: le riunioni create su Google compaiono sul tablet della sala e viceversa. L’integrazione con Microsoft 365 e Outlook al momento non è disponibile.
Le Kiosk APPs sono in abbonamento. Il prezzo dipende dall’app, dal numero di sedi e dall’eventuale fornitura del totem. Compila il modulo qui sotto e ti inviamo un preventivo.
Raccontaci quante sedi hai e cosa vuoi gestire all’ingresso. Ti ricontattiamo per fissare una demo.
